You are currently viewing Ποιο είναι το μυστικό για να διοργανώσεις ένα επιτυχημένο meeting;

Ποιο είναι το μυστικό για να διοργανώσεις ένα επιτυχημένο meeting;

Το να διοργανώσεις ένα επιτυχημένο meeting για την ομάδα σου δεν είναι δύσκολη υπόθεση, ειδικά εάν έχεις εμπειρία, σίγουρα όμως υπάρχουν μερικά μυστικά που μπορούν να σου εξασφαλίσουν επιτυχία σε κάθε σύσκεψη!

Η διοργάνωση μιας παραγωγικής συνάντησης απαιτεί σοβαρή προετοιμασία. Οι παρακάτω συμβουλές από ειδικούς απευθύνονται τόσο σ’ εσένα που κάνεις meetings από κοντά όσο και σ΄εσένα που κάνεις διαδικτυακά meetings!

4 συμβουλες για ενα επιτυχημενο meeting

Προετοιμασία και στόχος

Η οργάνωση μιας συνάντησης απαιτεί ουσιαστική προετοιμασία για να είναι εποικοδομητική για όλους.  Απ’ το πλανάρισμα της τοποθεσίας, μέχρι την ατζέντα, όλα έχουν μεγάλη σημασία! Γι’ αυτό είναι σημαντικό να έχεις καθορίσει τον στόχο. Αυτό μπορείς να το καταφέρεις κάνοντας τις εξής ερωτήσεις στον εαυτό σου:

  • Ποιοι θα συμμετέχουν;
  • Είναι ένα catch-up με τον πελάτη ή μια συνάντηση με την ομάδα σου;
  • Η συνάντηση είναι επίσημη ή άτυπη;

Μόλις απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις, θα έχεις μια καλύτερη εικόνα για το πώς να διευθύνεις τη συνάντησή σου. Ταυτόχρονα, εάν οι απαντήσεις σου σε αυτές τις ερωτήσεις κάνουν να φαίνεται ότι δεν αξίζει, μάλλον δεν αξίζει να κάνεις ακόμα αυτό το meeting.

Ποια θα είναι η μορφή της συνάντησης;

Οι διαφορετικοί τύποι συναντήσεων έχουν και διαφορετική μορφή. Η διάρκεια και ο αριθμός των συμμετεχόντων στη σύσκεψη θα πρέπει επίσης να ληφθούν υπόψιν στην επιλογή της μορφής. Εάν θέλεις άμεση επαφή και είσαι στην ίδια πόλη με τους συνεργάτες σου, μπορείς να κάνεις τη συνάντηση από κοντά. Εάν πρόκειται για ένα απλό catch up ή θα συμμετέχουν άτομα από διαφορετικές τοποθεσίες, επίλεξε μια εικονική συνάντηση.

 

Δείτε αυτή τη δημοσίευση στο Instagram.

 

Η δημοσίευση κοινοποιήθηκε από το χρήστη MBC_businesscenter (@mbc_athens)

Οι λεπτομέρειες που μπορούν να κάνουν τη διαφορά

Ο προγραμματισμός της συνάντησης είναι γεμάτος μικρές λεπτομέρειες. Η τοποθεσία, η ώρα και η ημερομηνία, ο εξοπλισμός που μπορεί να χρειαστείς, το μέγεθος της αίθουσας συσκέψεων ώστε όλοι να μπορούν να κάθονται άνετα, είναι πολύ σημαντικά.

Για παράδειγμα, αν συμμετέχουν 20 άτομα, δεν μπορείς να κάνεις το meeting σε μια αίθουσα με 12 θέσεις. Πρέπει, λοιπόν, να σκεφτείς πολύ σοβαρά τις ανάγκες που έχεις τη δεδομένη στιγμή ώστε να κάνεις την κατάλληλη επιλογή.

Ατζέντα

Όταν οργανώνεις μια σύσκεψη, πρέπει να τηρείς την ατζέντα, καθώς δεν θέλεις απλώς να σπαταλήσεις χρόνο και ενέργεια. Επομένως, εκ των προτέρων, γράψε τι ακριβώς θέλεις να επιτύχεις, τα κύρια σημεία της συζήτησης και συνδύασέ τα όλα σε ένα χρονοδιάγραμμα. Μείνε σε αυτό το χρονοδιάγραμμα και θα έχεις περισσότερες πιθανότητες να μην βγεις εκτός χρόνου ή εκτός θέματος.

Η ατζέντα σου πρέπει να περιέχει μια λίστα με όλους όσους συμμετέχουν, αλλά και να περιγράφει τυχόν συγκεκριμένους ρόλους που ενδέχεται να παίξουν ορισμένοι συμμετέχοντες στη συνάντηση.

Βρες εδώ περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις αίθουσες συσκέψεων της MBC και τον εξοπλισμό που παρέχουν.
Έχεις κι άλλες απορίες; Μπορείς να επικοινωνήσεις μαζί μας μέσω email στο info@mbc.gr και τηλεφωνικά στα νούμερα 2109639049 / 2109639050.